Privacyverklaring

Versie: 1 december 2024

Over Dyade

Dyade verzorgt vanuit haar bedrijven onder andere de volgende diensten voor klanten:

1. administratie
2. advies- en ESG-gerelateerde diensten
3. trainingen
4. software gerelateerde ondersteunende diensten, waaronder implementatie, projectmanagement, functioneel beheer en consultancy

Daarbij verwerkt Dyade ook persoonsgegevens. Dyade doet dat zorgvuldig, volgens de richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Dyade neemt uw privacy uiterst serieus en vertelt u daarover graag wat meer in deze verklaring. Heeft u ondanks deze uitleg vragen of wellicht een klacht? Schrijf, bel of mail dan naar de (externe) functionaris gegevensbescherming van Dyade:

• Postbus 5040, 3502 JA Utrecht
• 030 3035000
• avg@dyade.nl
• www.dyade.nl
• Inschrijving Kamer van Koophandel: 30166974

Een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ook indienen bij de toezichthouder privacy in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens, via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Doel, grondslag en bewaartermijn van persoonsgegevens die Dyade verwerkt

Doel, gebruik en bewaartermijn

Dyade verwerkt verkregen persoonsgegevens niet voor andere doeleinden of op andere wijze dan voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt of bekend zijn geworden of dat relevant is voor c.q. in het verlengde ligt van de uitvoering of ondersteuning van geleverde of te leveren overeengekomen producten en/of diensten. Dyade combineert verkregen persoonsgegevens niet met andere persoonlijke gegevens, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van de diensten. Dyade gebruikt persoonsgegevens niet voor automatische besluitvorming of profilering. Dyade bewaart de gegevens op de eigen beveiligde servers of op die van een derde partij als dat nodig is voor de verwerking. Met derde partijen legt Dyade afspraken over de beveiliging van gegevens altijd vast in een (sub)verwerkersovereenkomst. Dyade bewaart persoonsgegevens van klanten zolang dat nodig is voor het doel waarvoor Dyade ze heeft verkregen, zolang de wet dat voorschrijft of ter bescherming tegen een mogelijke aansprakelijkheidsstelling.

Klanten, samenwerkingspartner of leverancier van Dyade

Van klanten, samenwerkingspartners en leveranciers bewaart Dyade naam, e-mailadres en telefoonnummer van de contactpersoon, de statutaire naam van de klant, leverancier of samenwerkingspartner, een factuuradres en relevante overige informatie. Dit is nodig om de overeengekomen afspraken te kunnen uitvoeren.

Besteedt uw werkgever de personeels/salarisadministratie uit aan Dyade?

Dyade verwerkt dan persoonsgegevens van u om de met uw werkgever afgesproken diensten te kunnen uitvoeren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Die gegevens zijn verplicht, bijvoorbeeld om uw salaris te kunnen laten uitbetalen. Dyade verzamelt die gegevens over u als persoon en over uw dienstverband bijvoorbeeld via het webportaal van de systeemleverancier. Uw gegevens worden bewaard in uw digitale personeelsdossier. Dyade bewaart ook mailberichten als ze relevant zijn voor het uitvoeren van de diensten. Welke soort persoonsgegevens Dyade precies verwerkt en hoe lang zij ze bewaart, hangt af van de diensten die zij uitvoert namens een klant.

Nieuwsbrieven en mailings

Dyade verzendt digitale nieuwsbrieven met actuele informatie en voor de diensten relevante mailings naar e-mailadressen van klanten en/of hun medewerkers en andere relaties. Afmelden kan via de link in de nieuwsbrief of in de mailing.

Website, contact- en inschrijfformulieren voor trainingen, bijeenkomsten etc.

Dyade gebruikt cookies ofwel kleine tekstbestanden die websites op een computer, smartphone of tablet plaatsen om gebruikerservaringen efficiënter te maken. Dyade gebruikt functionele cookies om haar websites goed te kunnen laten functioneren. Voor het plaatsen van andere cookies, zoals trackingcookies voor marketingdoeleinden, is toestemming nodig van de websitebezoeker. In de cookieverklaring op de website staat welke cookies dat zijn. De websitebezoeker kan de toestemming voor het gebruik van deze cookies op elk moment geven, wijzigen of intrekken. Dyade gebruikt cookies niet om websitebezoekers te traceren of te volgen.

Persoonsgegevens die een websitebezoeker invult in een contact- of inschrijvingsformulier, bewaart Dyade zolang als nodig is om de vraag en eventuele vervolgvragen van de websitebezoeker te beantwoorden, tenzij deze aangeeft dat niet te willen. Bepaalde gegevens zijn verplicht als een websitebezoeker een dienst wil gebruiken. Dyade bewaart gegevens niet langer dan nodig is voor die dienst of dan wettelijk is toegestaan.

Ontvangers verkregen persoonsgegevens

Dyade gebruikt soms systemen van derden voor het verwerken van de gegevens die zij van of namens haar klanten krijgt. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers van systemen waarmee Dyade de administratie uitvoert, een klantendatabase bijhoudt, een leeromgeving beschikbaar stelt of een andere dienst aanbiedt. Met de leveranciers van deze systemen zijn (sub)verwerkersovereenkomsten gesloten, die waarborgen dat het beveiligingsniveau en de wijze van omgang met persoonsgegevens bij de leveranciers voldoen aan de AVG.

Dyade geeft verkregen persoonsgegevens niet door aan andere organisaties tenzij dit volgens de wet moet, het nodig is voor de uitvoering van diensten of de klant daarover afspraken heeft gemaakt met andere instanties en Dyade daarvoor toestemming heeft gekregen. Dyade geeft geen persoonsgegevens door aan niet-EU-landen waar de Europese privacywetgeving niet geldt. Om de diensten te kunnen uitvoeren, hebben Dyade medewerkers soms functioneel toegang nodig tot verkregen persoonsgegevens. Alle Dyade medewerkers moeten echter zorgvuldig omgaan met uw gegevens en hebben een geheimhoudingsplicht, ook nadat ze geen (arbeids)relatie meer hebben met Dyade.

Passende maatregelen

Dyade heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de door haar te verwerken persoonsgegevens zorgvuldig worden verwerkt en dat onbevoegde toegang, misbruik, verlies en ongewenste openbaarmaking van persoonsgegevens wordt voorkomen. Voor het e-mailen van documenten met persoonsgegevens gebruikt Dyade een versleutelde verbinding, waarbij een persoonlijk wachtwoord via een ander medium (sms, app) wordt verstrekt aan de ontvanger. Hierdoor kunnen anderen de documenten niet inzien, ook niet als deze per abuis naar een verkeerd e-mailadres zijn gestuurd. Wilt u zelf op deze wijze uw vertrouwelijke gegevens naar Dyade zenden? Vraag uw contactpersoon dan om u daarvoor een link te zenden.

Vermoedt u of heeft u aanwijzingen dat uw persoonsgegevens onvoldoende zijn beveiligd of een inbreuk daarop heeft plaatsgevonden? Neem dan direct contact op met Dyade via avg@dyade.nl.

Wettelijke rechten

U heeft wettelijke rechten met betrekking tot persoonsgegevens die Dyade van u verwerkt. Zo mag u vragen om inzage in uw gegevens. U mag uw persoonsgegevens laten verbeteren als ze onjuist zijn. In enkele situaties heeft u het recht om uw gegevens te laten verwijderen of om vergeten te worden als de gegevens openbaar zijn gemaakt. In sommige situaties mag u uw digitale gegevens door Dyade laten overdragen aan een andere partij. En ten slotte mag u bezwaar maken tegen verwerking van uw gegevens of heeft u het recht om de verwerking te laten beperken, bijvoorbeeld gedurende een bepaald onderzoek.

Werkt u bij een werkgever die klant is van Dyade en wilt u gebruikmaken van deze rechten? Dan richt u uw verzoek tot uw eigen werkgever. Dyade heeft met uw werkgever afgesproken dat zij binnen twee weken na ontvangst van uw verzoek, gehoor zal geven aan dat verzoek als uit onderzoek blijkt dat het verzoek terecht is. Verzoeken die u rechtstreeks aan Dyade richt, stuurt Dyade altijd eerstnaar uw werkgever. Bent u klant of een andere relatie van Dyade? Richt uw verzoek dan tot Dyade via avg@dyade.nl.

Actuele privacyverklaring

Dyade controleert regelmatig of de privacyverklaring nog is afgestemd op haar diensten, actueel is en voldoet aan de AVG. Dyade adviseert u dan ook om de verklaring zo nu en dan opnieuw te lezen.

Vragen of suggesties over de privacyverklaring zijn welkom bij avg@dyade.nl.