Strategische planvorming en vertaling naar praktische uitvoering

De aanname dat een goede inschatting gemaakt kan worden van het gewenste onderwijs en de gewenste organisatie van het onderwijs over vijf of tien jaar is een illusie gebleken. De ontwikkelingen in de maatschappij, technologie en het onderwijs volgen elkaar zo snel op dat een koers uitzetten op het behalen van resultaten op lange termijn niet goed mogelijk is. Toch is het van belang voor een organisatie en haar stakeholders om te weten welke koers gevolgd wordt. Dat zorgt ervoor dat mensen en middelen op een effectieve manier voor de organisatie kunnen worden ingezet én dat de activiteiten die uitgevoerd worden op hun bijdrage kunnen worden getoetst.

Strategische planning op allerlei gebied helpt om nú de juiste beslissingen te nemen en tegenvallers later te voorkomen. Te denken valt aan het overkoepelende strategisch plan, strategische personeelsplanning, strategische visie op gebouwen, investeringsplanning, schoolpositionering etc. Met goed doordachte strategische plannen kunt u op korte termijn steeds de juiste acties uitzetten. Dyade helpt u hierbij, zowel bij het opstellen van strategische plannen als bij de vertaling naar de praktische uitvoering.

Meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300, ad.van.acht@dyade.nl, 06-53331834

Effectief samenspel tussen bestuur, Raad van Toezicht en medezeggenschapsorganen

Goed bestuur, kritisch toezicht en opbouwende medezeggenschap zijn niet alleen te vatten in regels en richtlijnen: ze draaien om cultuur, leiderschap, professionaliteit en normen en waarden. Het is zaak dat de verschillende organen binnen de schoolorganisatie hun rol goed kennen en die rollen vervolgens goed uitoefenen. Het is ook belangrijk dat de samenwerking tussen deze organen op een productieve manier verloopt. Dat is niet vanzelfsprekend; het vraagt aan de voorkant duidelijkheid over ieders rollen, goede afspraken over de omgang met elkaar en bovenal eenzelfde gemeenschappelijk doel. Dyade kan u helpen als in dit samenspel strubbelingen zijn en daarvoor een oplossing gevonden moet worden. Maar ook het effectiever inzetten van het samenspel kan een wens zijn en ook daar kan een organisatieadviseur van Dyade u bij helpen. Meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300, ad.van.acht@dyade.nl, 06-53331834

Kwetsbaarheid personele uitval verminderen

Wellicht de meest gevoelde kwetsbaarheid binnen uw schoolorganisatie is het risico van (langdurige) uitval van medewerkers. Zeker op kleine (OOP-)afdelingen kunnen de praktische gevolgen van uitval van een medewerker groot zijn. Logisch dat een schoolorganisatie dit risico en de mogelijke impact daarvan wil beperken. Daar zijn tot op zekere hoogte maatregelen voor te nemen. Dyade helpt u bij het in kaart brengen van de grootste kwetsbaarheden, de mogelijke maatregelen die ter vermindering van het risico genomen kunnen worden en de afwegingen die hierin te maken zijn. Meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300, ad.van.acht@dyade.nl, 06-53331834

Professionalisering van de organisatiecultuur

Iedere organisatie heeft haar eigen organisatiecultuur. Samen met de structuur van de organisatie vormt de cultuur een twee-eenheid. De structuur en cultuur zouden zodanig moeten zijn dat zij effectief bijdragen aan de realisatie van de gewenste resultaten. Bij cultuur wordt dit veelal een ‘professionele cultuur’ genoemd. Galenkamp en Schut lichten in hun boek ‘Handboek professionele schoolcultuur’ uitgebreid toe wat zij daar onder verstaan. Volgens hen gaat het erom dat het gedrag van alle medewerkers binnen de organisatie bijdraagt aan de doelen van de organisatie, aan het welbevinden van de medewerkers zelf én aan het welbevinden van anderen. Gedrag dat hier niet aan voldoet wordt in een professionele cultuur effectief begrensd. (2018: Galenkamp en Schut, Handboek professionele schoolcultuur).

Het is uitdagend om te werken aan een professionele(re) cultuur binnen schoolorganisaties. Het raakt alle onderdelen van de schoolorganisatie en er komen allerlei aspecten bij kijken. De organisatieadviseurs van Dyade kunnen u hierbij ondersteunen. Samen met u wordt bepaald welke cultuuraspecten het beste kunnen worden ontwikkeld, zodanig dat de organisatiecultuur professioneler zal worden.

Meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300, ad.van.acht@dyade.nl, 06-53331834.

Inrichtingsvraagstukken / herstructureringen binnen de organisatie

Het is raadzaam om periodiek af te vragen of de bestaande organisatiestructuur nog passend en effectief is. Er is namelijk niet één ideale inrichting van een organisatie. Aan ieder inrichtingsmodel kleven voor- en nadelen. De praktijk is dat de voordelen van een bepaald inrichtingsmodel na verloop van tijd als vanzelfsprekend ervaren worden en de nadelen als steeds knellender. De druk vanuit de groep die de knelpunten ervaart om te veranderen wordt dan groter. Daarnaast kunnen nieuwe uitdagingen voor de schoolorganisatie aanleiding zijn om het inrichtingsmodel onder de loep te nemen; ‘Structure follows strategy’ (1962; A.D. Chandler).  Dyade organisatieadvies helpt u om de voor- en nadelen van het huidige organisatiemodel scherp te krijgen en die af te zetten tegen de voor- en nadelen van andere inrichtingsmodellen. Op basis daarvan én de actuele organisatiestrategie kan een afgewogen keuze worden gemaakt. Als de keuze betekent dat naar een ander organisatiemodel wordt overgegaan, komt de vraag aan de orde hoe dat op een goede en zorgvuldige manier kan worden gedaan. Ook daarbij kan Dyade u desgewenst ondersteunen. Meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300, ad.van.acht@dyade.nl, 06-53331834.

Ontwikkeling naar een Integraal KindCentrum (IKC)

Overweegt u om een IKC op te zetten, bent u daarover al in gesprek of is het IKC al gestart? Er komen veel zaken kijken bij de opzet en het runnen van een IKC. Zaken waar u eerder waarschijnlijk niet dagelijks mee te maken had. Zo zijn er verschillen tussen kinderopvang en PO als het gaat om te volgen richtlijnen, CAO’s en instanties waar je mee te maken hebt. Ook kunnen er vragen opdoemen t.a.v. huisvesting, personeel of een goede doorstroming. Het is dan fijn en belangrijk om een klankbord/vraagbaak te hebben waarmee u zaken kunt bespreken en die u helpt zaken uit te zoeken of in te richten. Dyade kan die rol invullen. Voor meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300, ad.van.acht@dyade.nl, 06-53331834.

Complexe projecten (bijv. samenwerking, fusie en bijzondere projecten)

Soms krijgt u te maken met een complex project en hebt u binnen uw schoolorganisatie niet de capaciteit beschikbaar om zo’n project goed uit te voeren. Op zich is dat begrijpelijk; dergelijke zaken komen veelal als extra activiteit op de agenda. De (onafhankelijke) procesbegeleiders van Dyade zijn bedreven in het overzien van een dergelijke situatie en het behapbaar maken van het vraagstuk zodat weloverwogen besluiten genomen kunnen worden door de beslissers. De activiteiten van de procesbegeleider kunnen desgewenst verder gaan dan het onderzoeken van een probleem en het schetsen van een aanpak. Zij kunnen ook de overwegingen in kaart brengen die relevant zijn voor de te nemen beslissingen. Voor meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300, ad.van.acht@dyade.nl, 06-53331834.

Organisatieontwikkeling (zowel cultuur- als structuuraspecten)

Het is raadzaam om periodiek af te vragen of de bestaande organisatiestructuur nog passend en effectief is. Er is niet één ideale inrichting van een organisatie, er is ook niet één juiste organisatiecultuur. Aan ieder inrichtingsmodel kleven voor- en nadelen. De praktijk is dat de voordelen van een bepaald inrichtingsmodel na verloop van tijd als vanzelfsprekend ervaren worden en de nadelen als steeds knellender. De druk vanuit de groep die de knelpunten ervaart om te veranderen wordt dan groter. Daarnaast kunnen nieuwe uitdagingen voor de schoolorganisatie aanleiding zijn om het inrichtingsmodel eens onder de loep te nemen; ‘structure follows strategy’ (1962; A.D. Chandler).

De organisatie kan ook ontwikkeld worden binnen de bestaande structuur. Onderzocht kan worden hoe de performance van de organisatie of van een team verbeterd kan worden. Teamwork is gebaat bij een goede samenwerking. Lencioni heeft een framework ontwikkeld om de frustraties van teamwork en daarmee ook de aangrijpingspunten voor sturing, in beeld te brengen. Zie onder een weergave van zijn model.

Dyade organisatieadvies helpt u bij het doorontwikkelen van uw organisatie. Dat kan gaan om het scherp krijgen van het meest passende organisatiemodel tot het geven van een boost aan de samenwerking tussen en binnen teams.  Daarnaast helpt Dyade u om te analyseren welke cultuurelementen verstorend werken op het behalen van de geformuleerde ambities en welke cultuurelementen meer aandacht zouden moeten krijgen.

Meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300, ad.van.acht@dyade.nl, 06-53331834.

Sturingsvraagstukken

Als we het over (be)sturing hebben dan hebben wij het over de wijze waarop het bestuur een organisatie wil aansturen. De sturingsfilosofie beschrijft de normen en waarden waarmee de organisatie haar missie, visie en strategie wil waarmaken, haar doelen wil bereiken. Op basis van de besturingsfilosofie wordt het besturingsmodel van de organisatie ingericht. Het gaat daarbij om vragen als: Waar worden de bevoegdheden en verantwoordelijkheden in de organisatie belegd? Hoe zorgen we ervoor dat medewerkers de goede dingen doen? Hoe willen we de verschillende activiteiten structureren? Welke cultuurwaarden vinden we belangrijk? Welke manier van managen staan we voor?

Op alle genoemde thema’s kunnen sturingsvraagstukken spelen. Een bekend model dat een relatie legt naar de mate van sturing van medewerkers is het Situationeel Leiderschapsmodel van Hersey & Blanchard. In dit model zijn de kenmerken van een medewerker of een groep medewerkers waar leiding aan gegeven wordt richtinggevend voor de wijze van aansturing en mate van sturing en ondersteuning. In onderstaand figuur wordt dit weergegeven.

De mate van taakvolwassenheid en daarmee de te verwachten zelfstandigheid van de medewerker heeft te maken met factoren als ervaring, kennis, vaardigheden en attitude. Iemand die al jaren op dezelfde plek zit, is wellicht zeer ervaren en kundig, maar is hij/zij gemotiveerd om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden?

Er zijn veel sturingshulpmiddelen beschikbaar, onderverdeeld in mensgerichte en instrumentele hulpmiddelen. Het gaat erom de juiste mix van deze hulpmiddelen op de juiste momenten in te zetten. Dyade helpt u hierbij.

Voor meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300, ad.van.acht@dyade.nl, 06-53331834.

Doorontwikkeling naar zelfsturing

De hoge werkdruk in het onderwijs is volop onderwerp van gesprek. Inmiddels worden diverse regelingen en maatregelen ingezet om de werkdruk in het onderwijs aan te pakken. Denk aan de uren voor duurzame inzetbaarheid/levensfasebewust personeelsbeleid in het PO en VO, de verhoging van de lerarensalarissen in het PO en landelijke maatregelen om het lerarentekort aan te pakken.

Dyade verlegt de focus van de aanpak van de werkdruk naar het laten toenemen van de verantwoordelijkheid en werkplezier van medewerkers. Immers, het hebben van regelmogelijkheden is een belangrijke factor in het voorkomen van uitval en burn-out en  bevordert het werkplezier. Op de werkvloer weet men het beste wat nodig of gewenst is om de werkdruk tegen te gaan. Door onderwijsteams de ruimte te geven zelf te bepalen hoe het werk wordt ingericht, kan een positieve bijdrage worden geleverd aan de ervaren werkdruk en het werkplezier. In het onderwijs komt dit steeds meer terug, bijvoorbeeld bij de inzet van de werkdrukgelden en het nieuwe werkverdelingsplan in het primair onderwijs. De verantwoordelijkheid hiervoor is bij de teams gelegd. De zoektocht naar een andere manier van organiseren in het onderwijs is begonnen.

Semco Style

Hoe kun je het plezier en eigenaarschap van medewerkers vergroten? Deze vraag is de basis van de filosofie van Braziliaanse ondernemer en changemaker Ricardo Semler. Nadat hij het bedrijf van zijn vader overnam zette hij in op democratisering van de organisatie, door de beslissingsbevoegdheid zoveel mogelijk over te dragen aan het personeel. Het resultaat? Een zelfsturende organisatie. De praktijkervaringen van Semler zijn uitgewerkt in een theoretisch kader voor zelfsturing: de ‘Semco Style’.

Dyade ondersteunt u bij de doorontwikkeling naar (meer) zelfsturing. Wij werken daarbij vanuit de waarden van het Semco Style Institute:

• vertrouwen
• reductie van controle
• zelfsturing
• nauwe relatie met stakeholders
• creatieve innovatie

Voor meer informatie: wilma.rijndorp@dyade.nl, 06-25490300.