Breng de toekomst in beeld met SPP

Strategische personeelsplanning (SPP) is een belangrijk onderwerp voor veel werkgevers. 63% van de onderwijsinstellingen geeft aan dat zij nadenken over de huidige en toekomstige inzet van personeel en op basis hiervan beslissingen willen nemen. Een lange termijnvisie is dan belangrijk.
De maatschappij en het onderwijs veranderen voortdurend en steeds sneller. Strategische personeelsplanning helpt om nu de juiste beslissingen te nemen en risico’s later te voorkomen.

Wat is SPP?

Strategische personeelsplanning (SPP) is een instrument om de ontwikkelingen en behoeften in het medewerkersbestand van een organisatie te voorspellen. Dit gebeurt aan de hand van data. Data uit de eigen organisatie en data uit de omgeving. SPP sluit aan op de strategie van de organisatie, de dagelijkse praktijk en de toekomstverwachtingen. Het doel van SPP is om te komen tot een optimale bezetting van medewerkers, op dit moment en in de toekomst. Deze kennis is cruciaal om in te spelen op alle ontwikkelingen en uitdagingen op het gebied van in-, door- en uitstroom.

SPP zorgt daarmee voor samenhang tussen het heden, de gewenste situatie en welke middelen daarvoor nodig zijn.

Vaak wordt er bij SPP een termijn gekozen van drie tot vijf jaar, maar een kortere periode hanteren is, juist gezien de elkaar steeds sneller opvolgende veranderingen, ook mogelijk. Er kan bijvoorbeeld gekozen worden voor dezelfde termijn als het strategisch beleid van de organisatie.

Voordelen SPP

Het inzetten van SPP levert een schoolbestuur verschillende dingen op. Vanuit een gedeelde visie over de toekomst geeft het inzicht in het huidige en gewenste personeelsbestand wat ertoe leidt dat de tekorten of overschotten inzichtelijk worden. Vervolgens kan hieruit bepaald worden welke HR-instrumenten ingezet kunnen worden om tijdig in te spelen om de gaten te dichten en de overschotten te overbruggen.

Acht bouwstenen

In de praktijk blijkt strategische personeelsplanning een erg handig middel om grip op talent te houden, maar ook om het toekomstperspectief van dit talent in kaart te brengen. Er zijn verschillende modellen beschikbaar om SPP vorm te geven en uit te voeren in de praktijk. Deze modellen lijken soms complex en statisch. Dyade hanteert een werkwijze die gebaseerd is op de acht bouwstenen voor SPP, die hand in hand gaan met de K3R methode van Evers: kwaliteit, kwantiteit en kosten.

De acht bouwstenen van SPP zijn:

1. Een analyse van de visie, missie, strategie, omgeving etc. Het is belangrijk om in de basis deze zaken goed in kaart te hebben, vanuit deze beginselen kan er verder gebouwd worden.
2. Een inventarisatie van kenmerken van het huidige personeelsbestand (sekse, leeftijd, diensttijd, loonkosten, salarispositie, arbeidsrelatie, deeltijdomvang, et cetera), alsmede de huidige kwaliteit* van het personeel (HR3P). Een analyse van de instroom, doorstroom en uitstroom (IDU) in het verleden.
3. Het bepalen van strategische toekomstscenario’s. Er kunnen zich meerdere situaties voordoen in de toekomst. Het is belangrijk om hierover na te denken. Wat is een droomscenario, een doemscenario en een meest realistisch scenario?
4. Externe (arbeidsmarkt) factoren in beeld brengen, zoals vergrijzing, mobiliteit, schoolverlaters, krapte etc. Hiermee wordt bepaald welke factoren van invloed kunnen zijn op uw gewenste formatie.
5. Voorspellen van de mogelijke toekomstige bezetting (aanbodzijde) op basis van vooronderstellingen over door- en uitstroom.
6. Het bepalen van de toekomstige noodzakelijke formatie. Deze wordt bepaald door de strategische consequenties van de scenario’s te vertalen naar de gewenste formatie.
7. De huidige tekorten of overschotten (issues) bepalen;
8. De laatste stap is het in beeld brengen van een mix van beleid, HR-instrumenten en acties die nodig is om de issues aan te pakken

*) Stap 2 van dit model gaat ook in op de kwaliteit van het personeel, de kwalitatieve SPP. Lang niet alle besturen kiezen ervoor om ook de huidige kwaliteit van het personeel in kaart te brengen. Dit is vaak de verantwoordelijkheid van de leidinggevende van de medewerker en de medewerker zelf. Het houden van een ‘vlootschouw’ wordt dan ook vaak achterwege gelaten. Voor het onderwijs verzorgt Dyade met name kwantitatieve SPP.

Draagvlak

Een belangrijk onderdeel van SPP is dat medewerkers betrokken worden in het proces. Wanneer zij de uitdagingen kennen die in het verschiet liggen, zullen zij meer begrip hebben voor acties die nu worden ingezet. Kennis van de uitdagingen zorgt daarmee voor meer draagvlak en het wegnemen van eventuele weerstand in de organisatie.

Artikel

Wilt u weten hoe u een effectieve Strategische personeelsplanning voor uw organisatie kunt opstellen? Dyade schreef er een artikel over, dat u hieronder gratis kunt downloaden.
Download het artikel

Dyade helpt

Dyade heeft de specialisten in huis die voor u én met u een strategische personeelsplanning kunnen opstellen. Wilt u meer weten over de mogelijkheden binnen uw organisatie, neem dan contact op met mevrouw M. (Marga) de Bree of mevrouw W. (Wilma) Rijndorp.