Iedere medewerker in het primair en voortgezet onderwijs moet bij indiensttreding een VOG overleggen die niet ouder is dan 6 maanden. Uw accountant controleert niet alleen op de aanwezigheid van de VOG bij iedere medewerker, maar ook op de datum waarop de VOG is afgegeven. Deze datum mag niet later zijn dan de datum van indiensttreding.
Uw accountant rapporteert niet alleen ontbrekende VOG’s aan DUO, maar ook de VOG’s die, in de ogen van uw accountant, te laat zijn afgegeven. Belangrijk voor de controle op tijdigheid is de datum aanvang dienstverband en niet de eerste datum dat de medewerker voor de klas staat.
Wij begrijpen dat het in bepaalde situaties (met name bij vervangingen) niet altijd mogelijk is om tijdig over een VOG te beschikken, maar willen u toch verzoeken zo veel mogelijk te voorkomen dat de datum afgifte van de VOG na de datum indiensttreding ligt.
Voorkom problemen bij de controle door uw accountant en wijs een nieuwe medewerker erop dat de VOG tijdig moet worden afgegeven. Voor korttijdelijke medewerkers moet bij iedere invalperiode de VOG ook aan bovengenoemde eisen voldoen (niet ouder dan 6 maanden zodra deze medewerker wordt opgeroepen om in te vallen en afgegeven voor het moment van invallen). Om hier grip op te houden is de rapportage “VOG verloopt voor opgegeven datum (korttijdelijk)” voor u beschikbaar in uw Youforce account. Hiermee kunt u controleren of een korttijdelijke medewerker een VOG heeft waarvan de geldigheidstermijn binnenkort gaat verlopen.
Een niet tijdig afgegeven VOG kost in de controle door uw accountant relatief veel tijd. U kunt dit voorkomen door nadrukkelijk toe te zien dat een medewerker op het moment dat deze wordt benoemd en/of opgeroepen voor (korttijdelijke) werkzaamheden in het bezit is van een tijdige afgegeven VOG.
